Pengendalian Sistem Informasi berbasis Komputer

Info Blog. Di dunia saat ini, makin banyak perusahaan yang bergantung pada teknologi informasi (TI) untuk memproses informasi bisnisnya secara elektronis. Organisasi menggunakan TI untuk menjalankan bisnisnya, produksinya, dan melaksanakan pelayanannya. Perusahaan tidak dapat lagi membangun penghalang di sekeliling sistem informasinya serta mengunci semua orang di luar. Sebaliknya, mereka harus berbagi informasi dan menggunakan TI untuk menghubungkan sistem informasinya dengan pihak-pihak yang sering berinteraksi dengan mereka, yaitu: pelanggan, vendor, pegawai, mitra bisnis, pemegang saham, dan lembaga pemerintah. Peningkatan hubungan ini membuat sistem informasi lebih rentan terhadap masalah.

Mencapai keamanan dan pengendalian yang memadai atas sumber daya informasi organisasi, harus menjadi prioritas pihak manajemen puncak. Oleh karena sistem informasi berkembang, begitu pula dengan sistem pengendalian internal. Ketika bisnis bergeser dari sistem manual ke sistem komputer utama, pengendalian baru harus dikembangkan untuk menurunkan atau mengendalikan risiko yang dibawa oleh sistem informasi berdasarkan komputer yang baru ini. Oleh karena adanya pergeseran ke lingkungan e-commerce berdasarkan Internet, pengendalian baru perlu dikembangkan untuk mengendalikan munculnya risiko-risiko baru. Untungnya, perkembangan dalam sistem informasi dan dalam TI juga memberikan kesempatan bagi organisasi untuk meningkatkan pengendalian internalnya.

Ada 4 prinsip secara umum untuk menetapkan apakah suatu sistem andal atau tidak, yaitu:

1. Ketersediaan (availability). Sistem tersebut tersedia untuk dioperasikan dan digunakan dengan mencantumkannya pada pernyataan atau perjanjian tingkat pelayanan.
2. Keamanan (security). Sistem dilindungi dari akses fisik maupun logis yang tidak memiliki otorisasi. Hal ini akan membantu mencegah: a) penggunaan yang tidak sesuai, pemutarbalikan, penghancuran atau pengungkapan informasi dan software, serta, b) pencurian sumber daya sistem.
3. Dapat dipelihara (maintainability). Sistem dapat diubah apabila diperlukan tanpa mempengaruhi ketersediaan, keamanan, dan integritas sistem. Hanya perubahan dokumen yang memiliki otorisasi dan teruji sajalah yang termasuk dalam sistem dan data terkait. Bagi seluruh perubahan yang telah direncanakan dan dilaksanakan, harus tersedia sumber daya yang mengelola, menjadwalkan, mendokumentasikan, dan mengkomunikasikan perubahan ke pihak manajemen dan para pemakai yang memiliki otorisasi.
4. Integritas (integrity). Pemrosesan sistem bersifat lengkap, akurat, tepat waktu dan diotorisasi. Sebuah sistem dikatakan memiliki integritas apabila dapat melaksanakan fungsi yang diperuntukkan bagi sistem tersebut secara keseluruhan dan bebas dari manipulasi sistem, baik yang tidak diotorisasi maupun yang tidak disengaja.

Bagi setiap prinsip keandalan di atas, tiga kriteria berikut ini dikembangkan untuk mengevaluasi pencapaian prinsip-prinsip tersebut, yaitu :

1. Entitas memiliki tujuan kinerja (performance objective), kebijakan, dan standar yang telah ditetapkan, didokumentasikan, dan dikomunikasikan, dan telah memenuhi tiap prinsip keandalan. Tujuan Kinerja didefinisikan sebagai tujuan umum yang ingin dicapai entitas. Kebijakan adalah peraturan-peraturan yang memberikan arah formal untuk mencapai tujuan, dan mendorong kinerja. Standar merupakan prosedur yang dibutuhkan dalam implementasi, agar sesuai dengan kebijakan.
2. Entitas menggunakan prosedur, sumber daya manusia, software, data dan infrastruktur untuk mencapai setiap prinsip keandalan, dengan berdasarkan pada kebijakan dan standar yang telah ditetapkan.
3. Entitas mengawasi sistem dan mengambil tindakan untuk mencapai kesesuaian dengan tujuan, kebijakan, dan standar, untuk setiap prinsip keandalan.

Pengendalian berikut ini sesuai untuk beberapa prinsip keandalan, yaitu: perencanaan strategis dan penganggaran, mengembangkan rencana keandalan sistem, dan melaksanakan dokumentasi.

Pengendalian Sistem Informasi Dan SIA.

Ancaman-ancaman atas SIA

1. Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :
2. Kebakaran atau panas yang berlebihan
3. Banjir, gempa bumi
4. Badai angin, dan peran.
5. Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :

Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik. Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.

Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti ;

1.     Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia
2.     Kesalahan tidak disengaja karen teledor
3.     Kehilangan atau salah meletakkan
4.     Kesalahan logika
5.     Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan

Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :

1. Sabotase
2. Penipuan computer
3. Penggelapan

Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah :
1. Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of unqualified
2. Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of employment law)
3. Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk pembayaran (master payroll file)
4. Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data)
5. Ketidakakuratan proses pembayaran
6. Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran
7. Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran
8. Performansi jelek

Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat ?

1. Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.
2. Oleh karena LAN dan sistem klien/server mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer utama yang terpusat.
3. WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.

Lingkungan Pengendalian
 

Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini :
1. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika
2. Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi
3. Struktur organisasional
4. Badan audit dewan komisaris
5. Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab
6. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia
7. Pengaruh-pengaruh eksternal

AKTIVITAS PENGENDALIAN

 
Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

1. Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat
2. Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

 

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi :

1.     Membandingkan anggaran dan nilai aktual
2.     Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif
3.     Review atas kinerja fungsional atau area tertentu

Aktivitas Pengendalian

Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini

1.     Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
2.     Pemisahan tugas
3.     Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
4.     Penjagaan aset dan catatan yang memadai
5.     Pemeriksaan independen atas kinerja

Aktivitas pengendalian dapat berupa :

Pengendalian pengolahan informasi yang mencakup :

1. Otorisasi semestinya terhadap transaksi
2. Dokumen dan catatan
3. Pengecekan independen
4. Pemisahan tugas
5. Pengendalian fisik
6. Review terhadap kinerja

PENGENDALIAN UMUM

Meliputi :

1.     Pengendalian organisasi.
2.     Pengendalian dokumentasi.
3.     Pengendalian akuntabilitas aktiva.
4.     Pengendalian praktik manajemen.
5.     Pengendalian operasi pusat informasi
6.     Pengendalian otorisasi
7.     Pengendalian akses

PENGENDALIAN ORGANISASI
Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Strukturorganisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen.Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dantanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selainmelalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring. Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawanyang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi. Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karenaitu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data daninformasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawabuntuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistemmesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

PENGENDALIAN DOKUMENTASI
Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.
Dokumentasi yang diperlukan meliputi
Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.
Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.

1.     Dokumentasi program.
2.     Dokumentasi data
3.     Dokumentasi operasi
4.     Dokumentasi untuk pengguna.

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain :

1. Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi • Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
2. Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
3. Penggunaan log dan register
4. Review oleh pihak independent

PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN
Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).

PENGENDALIAN APLIKASI
Meliputi:

1. Pengendalian otorisasi, Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
2. Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
3. Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Tinjauan menyeluruh konsep-konsep pengendalian

 
Apakah definisi dari pengendalian internal itu ? Pengendalian internal adalah rencanaorganisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasiyang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, sertamendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

1. Apakah pengendalian manajemen itu ?
2. Pengendalian manajemen meliputi tiga keutamaan
3. Merupakan bagian tanggung jawab manajemen yang utuh.
4. Dirancang untuk mengurangi kesalahan, ketidak teraturan, dan mencapai tujuan organisasi.
5. Berorientasi dan berusaha untuk membantu karyawan mencapai tujuan perusahaan.

TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL :

1. Efektivitas dan efisiensi operasi
2. Reliabilitas pelaporan keuangan

Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang berlaku 
 

Proses Pengendalian Internal :
Proses Pengendalian Internal adalah sebuah proses yang dirancang untuk memastikan bahwatujuan-tujuan organisasi dapat dicapai, yaitu :

1. Pelaporan keuangan yang handal
2. Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi
3. Dipatuhinya semua hukum dan peraturan-peraturan yang diterapkan
4. Apakah unsur-unsur dari pengendalian internal?
5. Lingkungan pengendalian
6. Penetapan risiko
7. Aktivitas pengendalian
8. Informasi dan komuniaksi
9. Monitoring/supervise\
10. Apakah terdapat pemisahan fungsi dan tugas pada bagian akuntansi?
11. Tidak ada perangkapan fungsi / tugas oleh satu individu atau satu departemen
12. Apakah dilaksanakan audit internal?
13. Audit internal sebagai aktivitas evaluasi secara independen dalam organisasi.

 

Klasifikasi pengendalian internal
Prosedur-prosedur pengendalian khusus yang digunakan dalam sistem pengendalian internaldan pengendalian manajemen mungkin dikelompokkan menggunakan empat kelompokpengendalian internal berikut ini:

1. Pengendalian untuk Pencegahan, Pengendalian untuk Pemeriksaan, dan Pengendalian Korektif
2. Pengendalian umum dan Pengendalian aplikasi
3. Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi
4. Pengendalian Input, proses, dan output.

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL

1. Struktur pengendalian internal menurut COS
2. Lingkungan Pengendalian Internal
3. Penaksiran Risiko
4. Aktivitas Pengendalian
5. Informasi dan Komunikasi
6. Monitoring

LINGKUNGAN PENGENDALIAN INTERNAL
Lingkungan pengendalian internal merefleksikan seluruh sikap dan kesadaran dewan direksi, komite audit, manager, pemilik, dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian internal sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari seluruh komponen pengendalian internal yang lain. Lingkungan pengendalian meliputi :

Filosofi manajemen dan gaya operasi. Manajer perlu menjadi contoh perilaku etis dengan mentaati kode etik perusahaan. Manajer perlu menyusun kode etik secara formal. Manajer mesti menekankan pentingnya pengendalian internal dan memperlakukan setiap personel dengan wajar dengan penuh respek.

Integritas dan nilai-nilai etika. Perilaku etis dan tidak etis manajer dan seluruh karyawan akan berdampak besar terhadap keseluruhan struktur pengendalian internal, menciptakan suasana yang secara signifikan mempengaruhi validitas proses pelaporan keuangan. Manajemen mesti secara proaktif memastikan bahwa semua karyawan benar-benar sadar dengan standard etika perusahaan. Manajemen juga mesti membuat kebijakan yang mendukung karyawan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan bukan tujuan jangka pendek.

Komitmen terhadap kompetensi. Perusahaan mesti merekrut karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya yang memiliki inisiatif dan kreativitas untuk bereaksi secara cepat terhadap kondisi bisnis yang dinamis. Perusahaan mesti memilih personil yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan tersebut.

Dewan direksi atau komite audit. Dewan direksi semestinya menunjuk komite audit untuk mengawasi praktik dan kebijakan akuntansi dan pelaporan keuangan perusahaan. Komite audit merupakan perantara antara dewan direksi dan auditor internal/eksternal. 

Struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan kerangka hubungan formal antar personilperusahaan untuk mencapai tujuan organsisasi.

Pemberian wewenang dan tanggung jawab. 

Perusahaan mesti memiliki deskripsi pekerjaan untuk setiap karyawan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mesti dilakukan dengan baik. Perubahan terhadap sistem informasi mesti dilakukan melalui persetujuan tertulis.

Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Setiap karyawan baru mesti dikenalkan dengan pengendalian internal, kebijakan etika dan kode etik perusahaan. Perusahaan mesti perduli dengan undang-undang dan peraturan ketenaga-kerjaan yang ditetapkan oleh pemerintah. Perusahaan mesti memastikan terwujudnya lingkungan kerja yang aman dan sehat. Perusahaan dapat menyelenggarakan sarana konseling untuk karyawan yang bermasalah. Perusahaan punya prosedur yang baik untuk karyawan yang berhenti bekerja.

Perusahaan menghadapi jenis-jenis ancaman berikut ini :

1. Strategis — melakukan hal yang salah
2. Operasional ── melakukan hal yang benar, tetapi dengan cara yang salah
3. Keuangan — adanya kerugian sumber daya keuangan, pemborosan, pencurian atau pembuatan kewajiban yang tidak tepat
4. Informasi — menerima informasi yang salah atau tidak relevan, sistem yang tidak andal, dan laporan yang tidak benar atau menyesatkan

Perusahaan yang menerapkan sistem EDI harus mengidentifikasi ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh sistem tersebut, yaitu :

1. Pemilihan teknologi yang tidak sesuai
2. Akses sistem yang tidak diotorisasi
3. Penyadapan transmisi data
4. Hilangnya integritas data
5. Transaksi yang tidak lengkap
6. Kegagalan sistem
7. Sistem yang tidak kompatibel

Beberapa ancaman menunjukkan resiko yang lebih besar karena probabilitas kemunculannya lebih besar, misalnya :

1. Perusahaan lebih mungkin menjadi korban penipuan komputer daripada serangan teroris
2. Resiko dan penyingkapan harus diperhitungkan bersama-sama

PENAKSIRAN RISIKO
Manajemen mesti mengidentifikasi dan menaksir risiko yang relevan yang dapat mencegahperusahaan mencapai tujuan organisasi. Manajer juga mesti menyusun rencana untukmengelola risiko yang telah diidentifikasi.

1. Mengidentifikasi risiko internal yang signifikan.
2. Mengidentifikasi risiko eksternal yang signifikan.
3. Menyusun analisis risiko.
4. Manajemen risiko yang relevan.

MONITORING
Tujuan monitoring adalah menaksir kualitas struktur pengendalian internal dari waktu kewaktu melalui aktivitas monitoring. Contoh aktivitas monitoring: supervisi atas aktivitas karyawan dari hari ke hari dan audit atas catatan akuntansi.

PAPARAN RISIKO
Setiap perusahaan menghadapi paparan risiko. Paparan risiko dapat berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan, seperti dari karyawan, konsumen, hacker, pelaku kriminal dan bencana alam.

Tipe risiko

1. Kesalahan yang tidak disengaja
2. Kesalahan yang disengaja
3. Pencurian aktiva
4. Menjebol keamanan perusahaan
5. Tindak kekerasan dan bencana alam

Paparan terhadap risiko dipengaruhi oleh :

1. Frekuensi kejadian. Contoh: penjualan.
2. Kerentanan sebuah aktiva. Contoh kas sangat rentan.
3. Besarnya nilai rupiah.

Masalah yang memperbesar paparan risiko yang dihadapi perusahaan :

1. Kolusi
2. Kurangnya penegakan disiplin
3. Kejahatan computer

Contoh kejahatan komputer :

1. Pencurian hardware dan software
2. Penggunaan komputer tanpa otorisasi untuk kepentingan personal
3. Modifikasi atau penggunaan program untuk melakukan kejahatan

Komputer rentan terhadap tindak kejahatan karena :

1. Komputer mengakibatkan pemusatan data dan pemrosesan data
2. Jejak audit dalam lingkungan SIA tidak sejelas dalam lingkungan manual
3. Komputer powerful tetapi kompleks dan rentan

Dalam menerapkan pengendalian, perusahaan mesti mempertimbangkan manfaat dan biayauntuk menerapkan pengendalian tersebut.

Informasi dan Komunikasi

Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai :

1. Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.
2. Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi.
3. Semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup .detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.
4. Semua data input akurat dan lengkap.
5. Semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik.
6. Semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal.
7. Semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat.

Akuntan harus memahami berikut ini :

1. Bagaimana transaksi diawali
2. Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesiN.
3. Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui
4. Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi
5. Bagaimana informasi dilaporkan

Hal-hal tersebut membuat sistem dapat melakukan jejak audit (audit trail). Jejak audit muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat dilacak di sepanjang sistem mulai dari asalnya sampai tujuan akhirnya pada laporan keuangan.

http://www.ekowiner.web.id/2015/04/pengendalian-sistem-informasi-berdasarkan-komputer.html